Organizator występuje z wnioskiem w terminie przynajmniej 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy masowej (art. 25 ust. 1 u.b.i.m). Termin ten może zostać skrócony do 14 dni w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach (art. 25 ust 1a u.b.i.m.).

W doktrynie wyróżnia się termin materialny, tj. okres, w którym mogą zostać ukształtowane prawa lub obowiązki jednostki w ramach administracyjnoprawnego stosunku materialnego. Terminem procesowym jest zaś okres do dokonania czynności procesowej zarówno przez organ prowadzący postępowanie, jak i podmioty postępowania. Co do zasady nie ma prawnych możliwości obrony przed skutkami prawnymi uchybienia terminowi materialnemu. W przypadku zaś terminu procesowego możliwa jest ochrona jednostki przed negatywnymi skutkami uchybienia w postaci instytucji przywrócenia terminu.

Uchybienie terminowi materialnoprawnemu prowadzi do wygaśnięcia praw lub obowiązków o charakterze materialnym, a tym samym nie może być nawiązany stosunek materialnoprawny. Upływ terminu procesowego prowadzi do skutku o charakterze procesowym – skuteczność czynności procesowej jest uzależniona od zachowania terminu.

Termin na złożenie wniosku przez organizatora o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydaje się być terminem ustawowym, bezwzględnie oznaczonym, będącym terminem dokonania czynności procesowych przez stronę. Jest to przy tym termin ustanowiony dla dokonania czynności procesowej przez stronę, a zatem jest to termin procesowy. Przepis art. 25 ust. 1 i 1a u.b.i.m. nie rodzi więc wątpliwości przy określaniu większości kryteriów klasyfikacji terminów procesowych.

Nie jest jednak jasne, jakiego rodzaju jest to termin biorąc pod uwagę kryterium skutków jego uchybienia. Innymi słowy, jakie konsekwencje niesie za sobą uchybienie terminowi złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej.

Ze względu na kryterium skutków uchybienia, terminy w prawie administracyjnym dzielimy na:

  1. terminy zwykłe (instrukcyjne, porządkowe) – tj. terminy, których przekroczenie nie wywołuje negatywnych skutków dla czynności, z którą związany jest termin (np. termin załatwienia sprawy). Wskutek uchybienia terminowi zwykłemu następuje wydłużenie postępowania administracyjnego;
  2. terminy zawite (prekluzyjne) – terminy, których przekroczenie powoduje bezskuteczność czynności, z którą związany był termin (np. termin wniesienia zażalenia), są to terminy przywracalne;
  3. terminy przedawniające, których upływ powoduje niemożność przywrócenia terminu do dokonania czynności po ich upływie (np. art. 58 § 2 KPA).

Do rozstrzygnięcia pozostaje, czy jest termin z art. 25 ust. 1 i art. 25 ust. 1a u.b.i.m. mają charakter zawity, czy instrukcyjny. Ustawodawca nie przesądza tej kwestii. Wprawdzie w sposób jasny i precyzyjny określa termin złożenia wniosku, a tym samym zdaje się wskazywać, że jego przekroczenie stanowi wyraźne naruszenie normy prawnej, to jednak kierowanie się sposobem opisania terminu (techniką legislacyjną) przy decydowaniu o charakterze tego terminu jest niewystarczające.

Zdecydowanie większe znaczenie mają tu cechy konstrukcyjne instytucji prawnej i następstwa uchybienia terminowi. Co więcej, brak sprecyzowanej sankcji za przekroczenie terminu wydaje się świadczyć o zamiarze ustawodawcy odstąpienia od niej, a w tej sytuacji nie można byłoby mówić o terminie zawitym, gdyż termin taki, to ten, którego przekroczenie wiąże się sankcją nieważności względem dokonanej czynności. Jest to stanowisko przeciwne do tego, które zajął NSA w wyroku z dnia 8 listopada 2011 r., w którym stwierdził, że dla określenia terminu zawitego należy posłużyć się wykładnią celowościową.

Za zasadne można przyjąć, że termin złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej ustanowiony na 30 dni lub 14 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia imprezy ma dać organowi dostatecznie dużo czasu na przeprowadzenie rzetelnego postępowania administracyjnego. Nie do rozstrzygnięcia pozostaje jednak pytanie, czy przekroczenie terminu powoduje negatywne konsekwencje dla czynności lub dla podmiotu jej dokonującego.

Z jednej strony można domniemywać, że jego przekroczenie nie uniemożliwia organowi przeprowadzenia rzetelnego postępowania, w szczególności jeśli przyjąć, że wnioski są wypełniane wyczerpująco przez wnioskodawców i zawierają pozytywną opinię, o której mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 u.b.i.m. W takiej sytuacji postępowanie organu ograniczyć się może jedynie do zweryfikowania poprawności wypełnia wniosku, przyjęcia opinii i ewentualnie do lustracji obiektu.

Z drugiej zaś strony, mając przy tym na uwadze ratio legis ustawy, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa imprezy masowej, skoro racjonalny ustawodawca przewidział termin 30 dni lub 14 dni jako odpowiedni na przeprowadzenie postępowania przez organ, to można domniemywać, że przyjął on ten termin za konieczny dla podjęcia przez organ stosownego działania. Organ administracji publicznej wydaje decyzję o zezwoleniu na przeprowadzenie imprezy masowej wówczas, gdy uzyska przekonanie, że wnioskodawca jest w stanie zapewnić jej bezpieczeństwo. Ocenia zatem, czy spełnione zostały wymogi wstępne. Ma na to przewidziany ustawowo czas, którego przekroczenie może negatywnie wpłynąć na czynności organu (np. niepożądanym jest, by organ działał pod presją czasu), a tym samym na zapewnienie bezpieczeństwa imprezy masowej.

Nierozstrzygnięte pozostaje więc czy terminy, o których mowa w art. 25 ust. 1 i ust. 1a u.b.i.m. są terminami zawitymi, czy instrukcyjnymi. Można przyjąć, że ze względu na konstrukcję tych przepisów, jak i następstwa niedochowania terminu są to terminy instrukcyjne. Skoro jednak ustawodawca określił termin 30 dni lub 14 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia imprezy masowej, to nie sposób przyjąć, by możliwe było przedłużenie postępowania administracyjnego, jak ma to miejsce w przypadku niedochowania terminu instrukcyjnego – ze względu na datę rozpoczęcia imprezy masowej jest to niewykonalne. Sprawę wydaje się więc przesądzać charakter omawianego przepisu i uchodzić on może za termin zawity.

Niemniej, należy zaznaczyć, że sposób określenia terminu w art. 25 ust. 1 i art. 25 ust. 1a u.b.i.m. jest wyrazem braku precyzji ustawodawczej. Jej dochowanie bez wątpienia wpłynęłoby na zwiększenie ochrony interesu prawnego organizatora imprezy masowej.