W celu przeprowadzenia imprezy masowej organizator, nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia zwraca się z wnioskiem o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach (art. 25 ust. 1 pkt 2 u.b.i.m.).

Organizator wniosek ten kieruje do właściwych miejscowo: komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, dysponenta zespołów ratownictwa medycznego i państwowego inspektora sanitarnego.

Sporządzenie tej opinii ma na celu umożliwienie organowi administracji publicznej prowadzącemu postępowanie w przedmiocie wydania zezwolenia na organizację imprezy masowej szerokiego spojrzenia na sposób realizacji przez organizatora wymogów ustawy dla zapewnienia bezpieczeństwa imprez masowych.

Dodatkową czynnością poprzedzającą wydanie opinii komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej jest przeprowadzenie lustracji obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza masowa (art. 28 ust. 1 u.b.i.m.). Dotyczy to wszelkiego rodzaju imprez masowych.

Lustracja polega na naocznym zapoznaniu się przez funkcjonariuszy Policji i strażaków z obiektem (terenem) i stanem bezpieczeństwa zapewnionym przez organizatora. Pozwala to na wykrycie nieprawidłowości, których nie zawierają dokumentacja lub informacje dołączone do wniosku, np. nadpiłowane ogrodzenie między poszczególnymi sektorami, łatwy dostęp uczestników do niebezpiecznych przedmiotów, m.in. kamieni, gruzu, kostki brukowej, które mogą być rzucone na murawę lub do innego sektora, brak dróg dojazdowych, brak odpowiednich pomieszczeń dla poszczególnych służb i osób zatrzymanych, awaria wymaganego systemu monitoringu, wadliwość systemu wentylacyjnego i oddymiania, nieoznaczenie dróg ewakuacyjnych itd.

Lustracja na gruncie u.b.i.m. jest czynnością obowiązkową, a jej przeprowadzenie jest niezbędne dla wydania ww. opinii. Przepis ten ma na celu aktualizowanie informacji na temat obiektów, na których organizowane są imprezy masowe, a także omawianie spraw wiążących się z zapewnieniem ich bezpieczeństwa. Nie oznacza to więc, że zakres lustracji ograniczony jest wyłącznie do porównania stanu faktycznego z treściami zawartymi w załączonej dokumentacji.

Lustracja może przypominać oględziny, o których mowa w art. 85 § 1 KPA, zgodnie z którym organ administracji publicznej może w razie potrzeby przeprowadzić oględziny. Oględziny w znaczeniu proceduralnym to spostrzeżenie przez sam organ prowadzący postępowanie stanu faktycznego mającego znaczenie dla sprawy. Przeprowadzenie dowodu z oględzin ma za zadanie bezpośrednie zetknięcie się przez organ orzekający
z przedmiotem w celu dokonania spostrzeżeń za pomocą określonych zmysłów
. Przedmiotem oględzin mogą być zaś nieruchomości, rzeczy ruchome, osoby lub miejsca (np. miejsca wypadku).

Cechami wspólnymi obu pojęć jest ich zakres przedmiotowy, cel przeprowadzenia, wpływ na treść decyzji administracyjnej (dowód bezpośredni) oraz charakter materialny (dowody bezpośrednie) i procesowy (w obu przypadkach odbywają się w zawisłym już postępowaniu). Występują jednak też wyraźne różnice:

  1. podmiotem dokonującym oględzin jest, zgodnie z przepisami KPA organ administracji publicznej, który prowadzi dane postępowanie, a lustracji dokonuje inny podmiot niż prowadzący postępowanie, tj. właściwy miejscowo komendant powiatowy (rejonowy, miejski) Policji i właściwy komendant powiatowy (miejski) Straży Pożarnej;
  2. oględziny mają charakter fakultatywny (organ administracji publicznej może w razie potrzeby przeprowadzić oględziny – art. 85 §1 KPA), a lustracja – obligatoryjny, co wynika z art. 28 u.b.i.m., choć należy przy tym wspomnieć, że organ administracji publicznej może być zobligowany do przeprowadzenia oględzin, jeśli wymaga tego przepis szczególny.

Zgodnie z art. 67 § 2 pkt 3 KPA z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół. W przypadku lustracji ustawodawca o tym nie wspomina, ale należy mieć na uwadze, że – zgodnie z art. 4 u.b.i.m. – KPA stosuje się odpowiednio. Zakładając, że lustracja to forma oględzin wydaje się, że protokół z lustracji, o której mowa w art. 28 ust. 1 ustawy powinien być sporządzany, a co za tym idzie opis przebiegu lustracji winien przyjąć formę przewidzianą w art. 68 KPA i zostać odczytany wszystkim osobom obecnym biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać.

Jeśli jednak uznać, że lustracja to instytucja odrębna od oględzin, można przyjąć, że zastosowanie znajdzie przepis art. 72 KPA, zgodnie z którym czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności.

Niemniej, opis przebiegu lustracji powinien zostać sporządzony, co wynika
z zasady pisemności (art. 14 KPA), jak również z prawa strony (organizatora) do wglądu do akt sprawy (art. 73 § 1 KPA).

Mając na uwadze powyższe rozważania lustrację należy odróżniać od oględzin, przede wszystkim ze względów podmiotowe. Inny bowiem organ lustruje obiekt, a inny prowadzi postępowanie w przedmiocie wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej i obligatoryjność przeprowadzenia lustracji. Nie są to jednak całkowicie odrębne instytucje.